مزایا و منافع

1. صرفه جویی در مصرف کاغذ،مواد مصرفی،قطعات یدکی و سرویس و نگهداری تجهیزات مربوط به چاپ و تکثیر
2. صرفه جویی در امکانات مربوط به نگهداری مستندات : پوشه،زونکن،فایل،کتابخانه و محیط کاری
3. كوتاه بودن نرخ بازگشت سرمایه(ROI) كه بین شش ماه تا یكسال است.
4. برقراری امنیت بیشتر برای حفظ ونگهداری اطلاعات.
5. كنترل سطح دسترسی افراد مختلف به اطلاعات.
6. كاهش استرس و اضطراب ناشی از سعی در بخاطر سپاری و فراموش نكردن اجرای به موقع كارهای ارجاع شده ،فعالیتهای ادواری تقویم شده و پیگیریها.
7. فراهم آوری زمینه اجرای مدیریت علمی و كاهش ضریب اصلاح و تغییر در تصمیمات بواسطه در دسترس بودن اطلاعات.
8. كاهش خطا در انجام عملیات بصورت دستی.
9. کاهش نیاز به برگزاری جسات حضوری با توجه به دشواری تنظیم قرار جلسات و صرف وقت قابل توجه كاركنان در این جلسات.
10. کاهش چشمگیر احتمال بروز خطا در كنترل و اجرای تبعات اصلاحات و تغییرات در مستندات مرتبط سازمان و حفظ یكپارچكی سیستم .
11. حذف مشکل مفقود شدن مستندات/فرمهای در حال گردش در سازمان و عواقب ناشی از آن.
12. افزایش رضایتمندی در مشتریان درون و برون سازمانی
13. امكان ردیابی فعالیتهای در جریان و كنترل زمان ورود و خروج ارجاعات و سرعت پاسخگویی كاربران به آنها
14. امكان كنترل و نظارت مستمر و غیر محسوس بر عملكرد كاركنان و توسعه شایسته سالاری
15. ایجاد انعطاف بیشتر در سازمان از طریق سهولت در انجام تغییرات
16. ایجاد چالاكی در سازمان بواسطه دسترسی سریع و ساده به منابع اطلاعاتی تصمیم ساز
17. تسهیل در اجرای نظام مدیریت مشاركتی از طریق ایجاد سهولت در گردش ، توزیع و دسترسی به اطلاعات
18. تسهیل در مدیریت منابع
19. جلوگیری از صرف منابع در فعالیتهای زاید و یا تكراری/افزایش راندمان وبهره وری
20. كاهش سیكل انجام كار از طریق كاهش زمان انجام كار و سرعت دهی به گردش و توزیع اطلاعات
21. افزایش سطح انگیزش در كاركنان
22. توسعه آرامش در محیط كاری
23. افزایش سرعت جستجو و دستیابی به مستندات:بر اساس گزارشات موسسه مطالعاتی و تحقیقاتی گارتنر به طور میانگین سازمان ها به ازای هر یک از کارکنان 4800 دلار درسال از دست می دهند به خاطر زمانی که صرف جستجو ویافتن مستندات می کنند.(با توجه به تفاوت سطح حقوق و مزایا ایران نسبت به آمریکا و اروپای غربی رقم 4800 دلار را به یک پنجم کاهش دهید)
24. افزایش بهره وری سرمایه به واسطه استفاده از زیر ساخت سخت افزاری و نرم افزاری موجود.
25. کاهش هزینه های تغییر در مستندات: بر اساس مطالعه انجام شده توسط یک شرکت آلمانی با فرض نمونه مدرکی که 25 صفحه و 10 دریافت کننده دارد، هزینه هر بار تغییر این مدرک رقمی حدود 2125 دلار خواهد شد(با توجه به تفاوت های هزینه ای بین ایران و کشور مورد مطالعه پس از تعدیل، رقم 895.000 ریال به ازای هر تغییر برای ایران بدست آمد)
26. کاهش ریسک و هزینه های ناشی از استفاده مستندات منسوخ جایگزین نشده.
27. اطلاع رسانی خودکار تغییر مستندات به کاربران.
28. بهبود مداوم سیستم مدیریت سازمان مشتری از طریق دریافت نسخ جدید نرم افزار که بر اساس بازخوردهای مشتریان در صنایع مختلف کشور بروز شده اند(منبعی برای به اشتراک گذاری و نشر دانش)
29. وجود کارتابل شخصی برای هریک از کاربران نرم افزار تا بتواننداز کارهای ارجاع شده براحتی مطلع شده و آنها را اولویت بندی کنند.
30. امكان تهیه گزارشات متنوع و پیچیده از اطلاعات در كمترین زمان ممكن و به سادگی
31. امکان دسترسی به نرم افزار و انجام امور محوله حتی از کامپیوتر منزل
32. کمک به محیط زیست با کاهش مصرف کاغذ
33. خوانایی مستندات